文字处理
起草通知、报告与合同正文，支持常用排版与修订查看。
WPS Office官网：免费办公软件与 PDF 处理工具
WPS Office 将文字、表格、演示与 PDF 放在同一套免费办公软件中，方便在电脑上编辑合同与扫描件，再用手机查看同一份文件。批注可随文件一并发送，减少反复截图说明。
界面面向日常办公，打开常见文档格式即可开始处理；兼容常见办公格式，但不承诺与微软产品在每一处版式上完全一致。高级会员相关能力以软件内说明为准。
本站首页围绕免费办公与 PDF 处理展开：先看六类常用能力，再了解阅读、批注与整理流程，最后可按系统进入下载页获取安装包。
WPS Office PDF处理工具的六类办公能力
表格计算
整理清单与对账表，使用常见函数与图表呈现结果。
演示文稿
制作汇报页与培训页，放映时突出条款要点与进度。
PDF 阅读
稳定打开合同与扫描件，按页浏览并定位书签章节。
PDF 批注
高亮、下划线与备注可随文件保存，便于同事复核。
跨端查看
电脑改完后可用手机继续查看，减少反复传附件。
WPS Office PDF处理工具的阅读批注与整理
合同与扫描件是许多岗位每天都要处理的材料。WPS Office 把 PDF 阅读、批注和基础整理放进同一套办公软件，打开文件后即可在页面上标注待确认条款，而不必先把内容抄到别处。高亮与下划线适合区分风险点与已核对段落，备注文字可写清责任人与截止日期。
收到对方发来的扫描合同时，可先通读目录或书签，再对关键金额、期限与签章页做标记。批注结果保存在文件中，转发后同事能直接看到标记位置，减少口头复述造成的遗漏。若文件带密码，需先按权限打开；仅允许阅读的文件可能无法写入批注，应向提供方确认。
需要把 PDF 中的段落写入报告时，可按清晰度决定是否先识别文字。版式复杂或扫描模糊时，识别结果可能出现错字，仍需人工核对后再粘贴到文字组件。若目标只是固定版式传阅，保留 PDF 并使用批注通常更稳妥，不必强行全文转换。
整理多份 PDF 时，可按主题分文件夹存放，并在文件名中写明日期与对方简称，便于日后检索。导出或合并前请确认页序正确，避免把附件页误放到正文中间。基础编辑可免费使用；涉及高级会员的能力，请以软件内说明为准，不在此页承诺额外权益。
WPS Office PDF处理工具与产品组件说明
WPS Office 包含文字、表格、演示与 PDF 四类组件。文字组件负责通知、报告与合同起草；表格组件用于清单、对账与图表；演示组件用于汇报与培训；PDF 组件覆盖阅读、批注与常见整理。四类组件安装后可在同一桌面环境中切换，减少在多款软件之间反复导入导出。
格式方面，套件可打开并保存常见办公文档，也支持将文字、表格或演示导出为 PDF，便于固定版式后发送。兼容常见格式有助于日常交换，但不承诺与微软产品在每一处版式、宏或第三方插件上完全一致。遇到复杂版式时，建议在发送前用目标环境抽查关键页。
个人日常编辑、保存与基础 PDF 处理可以免费开展。云文档、模板与会员相关能力以安装后软件内提示为准。安装包请从本站下载页提供的官方入口获取，避免来路不明的第三方改包。
电脑端完成批注后，可用手机端继续查看同一份文件，适合外出时核对条款或回复同事提问。跨端查看前请确认文件已保存到约定位置，并注意公共设备上的退出登录。若公司策略限制安装来源，请先向信息化部门确认允许的安装渠道。
WPS Office PDF处理工具的多端下载入口
请按当前设备选择对应安装包。Windows、macOS、iOS 与 Android 请使用本页对应按钮。安装前建议关闭正在编辑的文档，完成后再打开原文件检查版式。
WPS Office PDF处理工具近期更新新闻
PDF 高亮颜色增加三种
批注工具中的高亮色板新增三种可选颜色，便于在同一份合同里区分风险条款、待确认条款与已核对段落。颜色会随批注保存在文件中，转发同事后仍可按颜色快速定位，减少口头说明成本。
免费办公导出 PDF 清晰度优化
从文字或表格导出 PDF 时，默认清晰度参数经过调整，正文与表格线在常见办公打印机上更易辨认。导出前仍建议预览签章区域与页脚页码，确认无裁切后再正式发送给对方。
加密 PDF 批注流程说明
打开加密 PDF 需先输入密码。若权限允许写入，可正常高亮与备注并保存；若仅允许阅读，界面会提示无法写入。遇到保存失败时，请向文件提供方确认权限，避免反复尝试耽误进度。
扫描件批注前的准备建议
扫描件建议先检查倾斜与清晰度，过暗或反光过强时先重新扫描再批注。若只需标记位置，可直接在页面上高亮；若需要复制文字到报告，再考虑识别文字并人工核对金额与日期。
文字直接导出 PDF 选项调整
文字组件导出 PDF 的选项顺序有所整理，常用的页面范围与是否包含批注更靠前。导出合同定稿时，可按需要选择整份或指定页，并在发送前用预览确认分页是否落在条款中间。
WPS Office PDF处理工具常见问题解答
WPS Office 的 PDF 阅读和专业阅读器有何不同？
WPS Office 将 PDF 阅读与批注放在同一套办公环境中，打开合同或扫描件后可直接高亮、下划线和写备注，再把结果随文件发给同事。专业阅读器往往侧重检视与印前检查，而本套件更强调与文字、表格、演示之间的切换。基础阅读与批注属于套件能力，复杂印前校对仍可按工作需要另行选择工具。
如何给 PDF 加高亮和下划线？
在 WPS Office 中打开 PDF 后，进入批注相关工具，选择高亮或下划线，在目标文字上拖动即可落笔。颜色可按条款用途区分，例如风险条款用一种颜色、待确认条款用另一种颜色。批注会保存在当前文件中，发送给同事时对方可在兼容阅读器中查看，减少口头转述遗漏。
免费办公软件是否限制 PDF 页数？
日常打开、阅读与基础批注面向常见办公体量，并不以页数作为主要门槛来描述免费能力。超大扫描合集或极高分辨率影像可能受设备内存与磁盘空间影响，打开速度会变慢。若文件过大，可先拆分章节或降低扫描分辨率，再在 WPS Office 中继续处理。高级会员相关能力以软件内说明为准。
扫描 PDF 做批注前要先识别文字吗？
若目标是对可见内容做高亮、手写式备注或图章式标记，通常可直接在扫描页上批注，不必先完成文字识别。若需要精确选中某一行文字并复制到文字组件，建议先完成识别或确认页面已带可选文字层。识别质量取决于扫描清晰度与版面复杂度，识别后仍建议人工核对关键金额与条款。
PDF 转文字后的版式会变化吗？
将 PDF 转为可编辑文字时，栏位、表格线与特殊字体可能发生重排，这是版式还原的常见现象，不代表原 PDF 被破坏。转换后请检查标题层级、表格对齐与页眉页脚，再按办公需要微调。若只需固定版式传阅，保留 PDF 并使用批注往往更稳妥，不必强行全文转换。
办公软件里的文字组件能否直接导出 PDF？
可以。在文字组件中完成排版后，通过导出或另存为 PDF，即可生成便于传阅的固定版式文件。表格与演示同样支持导出 PDF，便于统一归档。导出前请检查页边距、分页位置与嵌入字体显示，确认合同页码与签章区域完整后再发送。
加密 PDF 输入密码后能否批注？
打开加密 PDF 时需先输入正确密码。若文件权限允许批注与保存，则可在 WPS Office 中继续高亮与备注；若权限仅允许阅读，则只能查看而不能写入批注。遇到无法保存的情况，请向文件提供方确认权限设置，避免反复尝试造成工作中断。
多个 PDF 的书签如何查看？
带书签结构的 PDF 可在侧栏或目录面板中展开章节列表，点击条目即可跳转到对应页。多份合同时可先按书签定位关键条款，再分别批注。若扫描件未生成书签，可先按页码分段处理，或在整理环节补充目录信息，便于后续检索。
PDF 和演示文稿哪一种更适合发合同？
对外发送合同一般优先使用 PDF，版式更稳定，签章位置不易因字体缺失而错位。演示文稿适合汇报条款要点与培训说明，不适合作为最终签署稿。可先在文字组件起草，再导出 PDF 发送；需要讲解时另备演示稿，两者分工更清晰。
免费版 PDF 打印会加水印吗？
基础阅读与常见打印场景以软件内实际提示为准，不同功能入口可能对应不同权限说明。打印前可在预览中确认页眉页脚与水印是否出现，再决定是否继续。涉及正式归档的合同，建议先用少量样张核对，确认版面符合归档要求后再批量输出。
WPS Office PDF处理工具的日常使用建议
处理合同时，建议先通读目录与签章页，再用高亮标出待确认条款，最后统一回复对方。批注颜色尽量在团队内约定含义，避免同一颜色表示多种意思。发送前检查是否误留内部备注，需要时可另存一份对外版本。
扫描件尽量保持正向、清晰，避免在过暗复印件上直接批注后才发现关键数字无法辨认。若必须从扫描页摘录文字，识别后务必核对金额、日期与主体名称。跨端查看时注意公共电脑与借用手机的登录状态，离开前退出账号。
定期整理本地文件夹，按项目或对方简称归档 PDF 与源文档，文件名写明日期有助于检索。安装与更新请使用本站提供的官方入口，安装后打开样例文件确认字体与表格线显示正常，再开始当天的正式编辑。